Insights de um sistema de gestão

Um dos principais ensinamentos dos estudos administrativos é compreender o planejamento como princípio básico de todo empreendimento.

Planejar significa mapear e organizar dados, informações e processos, reduzindo a ocorrência de erros e imprevistos, além de qualificar o gerenciamento. Assim, para o pequeno empresário, em fase inicial ou já consolidado, é relevante a utilização de um sistema que seja o seu suporte na integralidade do negócio: o Sistema de Gestão Integrada.

Nesse contexto, percebemos que é recorrente a seguinte questão que permeia o imaginário dos empreendedores brasileiros: 

Há real vantagem em investir nos Sistemas de Gestão Integrada se ainda estou começando um negócio ou tenho poucos clientes?

Mais do que isso, observamos que tal questionamento faz refletir em outros apontamentos recorrentes:  i) relevância em implantar um sistema na fase inicial do projeto; ii) possuir habilidades para operar os sistemas iii) real funcionalidade e praticidade do sistema como suporte inteligente do negócio.

Diante das estatísticas de tempo de vida das empresas no Brasil, é possível ter noção da importância de uma gestão sistêmica e informatizada. 

Em pesquisa do IBGE foram divulgadas as três principais causas de mortalidade de uma empresa nos primeiros anos:

-Planejamento do negócio;

-Gestão do negócio;

-Capacitação dos donos em gestão empresarial.

É fato que na fase inicial há número reduzido de colaboradores e grande quantidade de demandas. Portanto, a gestão é o ponto determinante para a manutenção do empreendimento e conquista de mercado.

Nesse contexto, eliminando riscos de declínio, embora o sistema de gestão não seja um facilitador, ele é sim um caminho de gerenciamento aplicável que viabiliza a organização das atividades e rotinas.

Ainda que em formato simplificado,  é ele quem torna a gestão possível,

controlando todas as informações relacionadas ao negócio em um único lugar, abrangendo nichos como clientes, vendas, estoque, financeiro, contábil, emissão de relatórios e emissão de notas fiscais. Além disso, estabelece a  integração com e-commerce, marketplace e Receita Federal.

É fundamental acreditar que o Sistema de Gestão não só minimiza possíveis erros, mas possibilita zerar inconsistências, elevando as chances de sobrevivência do negócio, em especial nos três primeiros anos.

Muito além do controle e da organização das informações, um bom sistema de gestão ajuda a definir objetivos-fim (satisfação do cliente, participação no mercado, faturamento) e objetivos-meio (fatores de risco, competência da equipe, agilidade dos processos).

A definição e a clareza que o sistema traz colaboram para uma Gestão Antifrágil, ou seja, a cada inconsistência ou erro constatado há base para o estudo e a busca pela origem do problema, evitando reincidências. Desta forma, há o fortalecimento das estruturas organizacionais e o aprimoramento de produtos e/ou serviços.

Por fim, ainda que esteja profundamente envolvido com o seu projeto, o empreendedor conseguirá discernir a organização de aspectos pessoais dos profissionais, mantendo o essencial e minucioso controle das finanças do negócio em separado das particulares, além de gerenciar com segurança o tempo investido nas atividades laborais.